社内メールやE-mailが、仕事の世界にとても普及してきました。またパソコンを持って海外出張に出かける機会も以前に比べてずっと多くなりました。

海外出張先でパソコンをネットに接続すれば、仕事の可能性がずっと広がります。旅先からインターネットにつなぐことができると、仕事の上でどんな活用ができるでしょうか。ここではいろいろな具体的ビジネスシーンで、活用方法を考えてみたいと思います。

日本の自分の会社とのメール連絡

E-mailがこんなに普及していなかったつい5年ぐらい前の海外出張では、日本への主な通信手段はFAXと国際電話でした。出張先のホテルで本社との時差を考えながらの国際電話をし、手書きのFAXをホテルのビジネスセンターから送る。連絡量が多くなってくると、宿泊代より高い通信料をホテルに払っていたのは、筆者だけではないでしょう。

インターネットが利用できると、メールそして本来はFAXで送るような文書も、市内電話代とローミングサービス利用料だけで世界中に送ることができます。日本への連絡は、自分のホテルの部屋でメールを書いて、あとはプロバイダのアクセスポイントへ電話するだけ。

うまく接続できれば、メールソフトの送信アイコンをクリックするだけで、相手にメールを送ることができます。もちろん返事はあなたのE-mailアドレスに届きます。日本との時差を考えて、適当な時間にホテルの部屋からあなたのアドレスにアクセスすれば、返事がちゃんと届いているでしょう。

インターネットにつながる場所がすべて仕事場

みなさんがいつも仕事に使っているオフィスのコンピュータには、常に社内メールやE-mailが届いていると思います。海外出張に出かける前に、社内メールをインターネットメールのアドレスに転送できるようにセットしておきましょう。社内メールは、マイクロソフトのエクスチェンジとかロータスノートとかが使われています。こういうソフトには、ほとんどメールの自動転送機能が付いています。この機能の活用です。

海外でネットに接続できれば、送られてきたこれらのメールも全て読むことができます。あなたが世界のどこにいても、オフィスのパソコンの前の環境と全く同じものを手に入れることができるわけです。こうなると、電子メールで処理ができる仕事は、パソコンとインターネットへの接続環境さえあれば、どこででも片づけることができます。それが海外出張中でも関係ありません。

返信の必要のあるメールには、その場で相手のE-mailアドレスに送れば処理ができます。そうすれば、国際電話でみなさんの会社の社内ネットワークにダイアルアップログインしなくても、連絡を取ることができます。

また送り手も、みなさんどこにいるかを気にして連絡をする必要がありません。この点も、大きなメリットです。

海外出張中のスケジュール変更はインターネットで

海外出張で時々発生するのがスケジュールの変更です。突然急な仕事が入って、数日先のフライトを変更するとかミーティングがキャンセルになるとかは、日常茶飯事のことだと思います。こんな時に頼りになるのが、インターネットWebサイトの情報です。インターネット上には、海外で役立つ情報が山のようにあります。

インターネット上のWebサイトには、様々な交通機関のスケジュール情報が豊富に掲載されています。こういう事態になったら、ホテルの部屋でインターネットを使って情報を取りながら、スケジュール変更を行うことができます。もちろん、その予定変更が複雑なものであれば、旅行代理店その他に依頼することになると思いますが、簡単な変更や自分の計画しているスケジュール変更ができるかどうかのチェックぐらいなら、インターネットで行うことができます。

交通機関の変更に伴って、ホテルの変更も発生するでしょう。ホテルの予約をインターネットで行えるところが増えてきました。ホテルの予約の方が交通機関の変更よりずっと簡単です。インターネットに接続して目的の街のホテルを検索すればいいのです。インターネット上には、いろいろなホテルの検索サイトがあります。目的地に空室のあるホテルを見つけたら、ホームページの画面から必要事項を入力します。予約できれば、予約の確認をみなさんのメールアドレスまで送ってくれるサービスまであります。

データファイルのやりとりも出張先から

世界の大都市でのインターネットへの接続状況は、年々改善されてきています。最近では、かなり大きなファイルが問題なくインターネットで送れるようになってきました。海外のホテルからE-mailを受け取る回線で一番細いラインはモデムラインになりますが、このラインも改善されてきており、56Kのモデムが使われるようになりました(送信の最大速度は33.6k)。このような環境では、かなり大きなファイルがホテルの電話回線を使ってもそれほどストレスなく送受信できます。

実際に数十分の接続で、数メガバイト程度のファイルの受け渡しが、可能になっています。これだけの容量があれば、デジタルカメラの写真、アクセスのデータファイル、パワーポイントのプレゼンテーション、各種図面類、等の比較的大きなデータファイルの送受信ができます。

例えば、会議の資料として持っていったパワーポイントのプレゼンテーションを、出張先のホテルで変更しなければならなくなった時のことを考えてみましょう。メールで書類のやりとりが出来れば、変更場所だけを切り取って本社に送って修正を依頼し、それをすぐさま受け取って会議に間に合わせるなんてことも可能です。

仕事先で必要となる資料は、あれこれ突然に必要になる場合が多くあります。もしその資料が電子化されていれば、日本の自分の会社からインターネットを通じて世界のどこにいても取り寄せることができるのです。こうなれば重い紙の資料を運ぶ必要はありません。まずはパソコンの中、そこにもなければ本社からインターネットでということになります。

情報は熱いうちにまとめる

海外出張の主な目的は、現地スタッフとの打ち合わせや会議であることが多いかと思います。この場での議事録や資料は、時間が経たない間に処理しましょう。海外出張から帰って日本でまとめるとなると遅くなります。海外のホテルからインターネット接続できるなら、出張しているうちに、資料、議事録を作成して出席者にメールで送ることができます。

会議で討論した内容は、時間が経つと新鮮な情報ではなくなります。記憶が新鮮であるうちに資料を作り上げて、日本の会社の関係者も含めてインターネットメールで送れば、新鮮な資料となるでしょう。展示会等への出張でも同じです。その日会場で得た情報は、リアルタイムで関係部署に送ることができます。これこそ生きた情報でしょう。

このような場合を考えてみると、すでに海外通信は仕事の上で必要不可欠のものになっています。そしてこれらのビジネス上の要求を満たすために、ホテルプロバイダー、電話会社等などは技術開発を進めています。日進月歩の技術進歩により、ここ1-2年の間に海外からのインターネットアクセス環境が飛躍的に便利になってきています。海外でのネット接続に必要なプログラムの導入やサービスの整ったプロバイダの選択、そして各種プログラムの設定を行えば、簡単に海外でもネット接続ができます。